Documentación
C.E.D.R.I.K. / DOCUMENTACIÓN
Mantén tus documentos organizados y disponibles para cada equipo.
Centraliza políticas, procedimientos y material operacional para facilitar su administración y consulta. Organiza el contenido por tipo y controla su estado de publicación.
01 / NECESIDAD QUE ABORDA
Un proceso organizado.
Información para dar seguimiento.
Cuando circulan copias de documentos sin una referencia común, los equipos pueden consultar información desactualizada o desconocer cuál está publicada. El módulo concentra el registro, el archivo y su estado para ordenar esa consulta.
Quiénes participan
Áreas de calidad, administración, operaciones y usuarios que consultan documentación.
Qué aporta
Un punto de consulta común y una administración más clara de los documentos.
02 / FUNCIONES DEL MÓDULO
Herramientas para el trabajo diario.
Catálogo documental
Registra documentos con título, descripción, tipo y contenido. Facilita la identificación de cada recurso dentro de un catálogo común.
Tipos de documento
Administra las categorías documentales que utiliza tu organización, para mantener una clasificación coherente de políticas, procedimientos y otros recursos.
Contenido y archivos
Incorpora texto y archivos asociados al documento. Reúne la información descriptiva y el recurso que necesita consultar el usuario.
Publicación y archivo
Publica documentos para su consulta y archiva los que dejan de estar disponibles para la operación. Mantén un control explícito sobre el estado del documento.
Consulta y descarga
Accede al detalle del documento, descarga su archivo y utiliza la vista previa cuando el formato sea compatible con el navegador.
Identificación y acceso
Consulta la versión identificada en el registro y organiza el acceso mediante los permisos del entorno empresarial. Los usuarios disponen también de consulta documental móvil.
03 / RECORRIDO DENTRO DEL SISTEMA
Del registro inicial
al seguimiento del resultado.
El proceso documental conecta la preparación del contenido con su publicación, consulta, actualización y archivo. La ficha y el historial de eventos ayudan a seguir las acciones sobre cada documento.
PASO 01
Crear y clasificar
El responsable registra título, descripción, contenido y tipo de documento, y adjunta el archivo cuando corresponde.
Resultado del paso: Ficha documental, empresa, usuario y versión inicial.
PASO 02
Preparar la publicación
El responsable revisa el contenido y su estado antes de ponerlo a disposición de los usuarios autorizados.
Resultado del paso: Registro y estado del documento administrado.
PASO 03
Publicar y consultar
Un usuario con permiso publica el documento. Los usuarios autorizados consultan su detalle, vista previa o descarga.
Resultado del paso: Estado publicado y fecha de publicación.
PASO 04
Actualizar el contenido
Se modifica la información o el archivo según la necesidad operacional. La numeración de versión se actualiza cuando corresponde.
Resultado del paso: Versión identificada y eventos de actualización.
PASO 05
Archivar y revisar antecedentes
Se archiva el documento que deja de utilizarse y se revisan los eventos disponibles de su gestión.
Resultado del paso: Estado archivado y registros de auditoría asociados al documento.
04 / TRAZABILIDAD
Antecedentes para entender
qué ocurrió y cómo avanzó.
¿Qué documento es? ¿Qué versión identifica el registro? ¿Está publicado o archivado? ¿Qué acciones de gestión aparecen en su historial?
| Concepto | Detalle | Objetivo |
|---|---|---|
| Ficha del documento | Título, tipo, descripción, empresa y usuario asociado. | Identificar el recurso y su contexto dentro de la organización. |
| Versión identificada | Número de versión del registro. | Distinguir la identificación de la versión administrada. |
| Publicación | Estado y fecha de publicación. | Reconocer qué documento está publicado para consulta. |
| Eventos de gestión | Registros de creación, actualización, publicación y archivo disponibles en la auditoría. | Revisar acciones sobre el documento y sus antecedentes. |
| Acceso autorizado | Permisos de consulta, edición, publicación y archivo. | Diferenciar las acciones disponibles para cada usuario. |
La numeración de versiones y los eventos de gestión no equivalen a una constancia de lectura o firma del documento.
05 / EJEMPLO DE USO
Así se conecta el proceso.
Un responsable registra un procedimiento, lo clasifica y adjunta el archivo. Después de publicarlo, el equipo puede consultar su detalle y descargarlo; cuando deja de utilizarse, se archiva.
Resultado esperado: Un punto de consulta común y una administración más clara de los documentos.
CONVERSEMOS SOBRE DOCUMENTACIÓN
Revisemos tu proceso.
Definamos el alcance.
Las funciones disponibles dependen de los módulos habilitados, los permisos y la configuración acordada para tu empresa.
